Une fois par an, les copropriétaires sont conviés à la réunion incontournable : l’Assemblée Générale. Mais pourquoi tant de questions autour de cette « AG de copro » ? Pas de souci, laissez vos inquiétudes de côté et suivez le guide du CISN pour y voir plus clair !
C’est quoi une Assemblée Générale ?
L’ Assemblée générale (AG) est la réunion annuelle qui réunit les copropriétaires au cours de laquelle sont prises les décisions nécessaires au bon fonctionnement de la copropriété. La présence de tous les copropriétaires y est recommandée.
La convocation
Une convocation est remise à chaque copropriétaire selon les modalités légales et au moins 21 jours avant la tenue de l’AG. Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long.
Le syndic est tenu de convoquer l’AG au moins une fois par an et à chaque fois qu’il le juge nécessaire.
Que contient la convocation ?
La convocation doit comporter le lieu, la date et l’heure de la réunion de l’AG, l’ordre du jour et les modalités de consultation par les copropriétaires des justificatifs des charges (lieu, jours et heures).
Doivent être jointes :
- un formulaire de vote par correspondance respectant un modèle-type ;
- les pièces obligatoires : documents comptables de la copropriété (état financier et compte de gestion, projet de budget à venir…), projets de contrat (travaux, syndic…), projets de modification du règlement de copropriété… ;
- les pièces nécessaires à l’information des copropriétaires : annexes comptables, courrier de copropriétaire(s), avis du conseil syndical notamment lorsque l’AG est amenée à se prononcer sur la désignation d’un syndic et le compte rendu de l’exécution de sa mission sur l’année écoulée.
L’ordre du jour
L’ordre du jour liste les points qui seront soumis au vote des copropriétaires au cours de la séance. Le conseil syndical, comme tout copropriétaire, peut, selon les modalités légales, demander au syndic d’inscrire un ou plusieurs points à l’ordre du jour de l’AG à venir. Il faut prévoir un délai suffisant ; à défaut, ces points seront ajoutés à l’AG suivante.
Se faire représenter
Les copropriétaires peuvent participer à l’AG physiquement ou par tout moyen de communication électronique (sous conditions). Ils peuvent également voter par correspondance, via un formulaire type.
Depuis 2020, le formulaire de vote par correspondance permet à tous les copropriétaires de faire valoir sa voix en amont de l’assemblée, sans se déplacer.
Comment se déroule une Assemblée Générale ?
Au début de chaque réunion sont désignés :
- les copropriétaires présents ou représentés ;
- les copropriétaires participant à l’AG grâce à un moyen de communication électronique ;
- les copropriétaires ayant voté par correspondance.
Le président vérifie la feuille de présence et veille à la régularité des votes. La feuille de présence identifie chaque copropriétaire et le nombre de voix qu’il détient. Elle peut être tenue sous format papier ou électronique. Elle doit préciser l’arrivée ou le départ d’un copropriétaire en cours de séance et le numéro de résolution en cours d’examen. Les mandats sont joints à la feuille de présence, qui est conservée et constitue une annexe au Procès-verbal (PV). En l’absence de cette feuille, l’AG est nulle.
Les prises de décision
L’AG prend des décisions sur les points inscrits à l’ordre du jour. La loi prévoit différentes règles de majorité selon la nature et l’importance des décisions à prendre.
Chaque copropriétaire vote et dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part de parties communes exprimée en tantièmes de propriété (il s’agit de la fraction représentative de son lot par rapport à l’ensemble de la copropriété). Pour connaître le nombre de voix de chaque propriétaire, il faut se reporter au règlement de copropriété et à l’état descriptif de division.
La loi a prévu différentes règles de majorité selon la nature et l’importance des décisions :
- la majorité simple : majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés ;
- la majorité absolue : majorité des voix de tous les copropriétaires ;
- la double majorité : majorité des membres du syndicat représentant les deux tiers des voix ;
les passerelles de majorité :
– si, à l’occasion d’un premier vote, une décision soumise à la majorité absolue obtient au moins un tiers des voix, organisation d’un second vote à la majorité simple,
– si, à l’occasion d’un premier vote, une décision soumise à la double majorité obtient au moins la moitié des voix, organisation d’un second vote à la majorité absolue ;
- l’unanimité : totalité des voix de tous les copropriétaires.
Le procès verbal
Le PV de séance retranscrit les décisions prises. Il est rédigé par le secrétaire, le président de séance ou les éventuels scrutateurs. Il doit notamment comporter les points inscrits à l’ordre du jour, le résultat des votes (décompte des voix, nom des opposants et des abstentionnistes) et faire état des réserves éventuellement émises par les copropriétaires sur la régularité des délibérations.
Le PV est authentifié par la signature du président de séance, du secrétaire et du ou des scrutateurs à la fin de la séance ou dans les 8 jours suivant la tenue de l’AG. Il est consigné dans un registre physique ou électronique prévu à cet effet et conservé par le syndic.
Et après l’AG ?
Il adresse le PV à tous les copropriétaires avec le formalisme légal dans un délai d’un mois.
La contestation
Les copropriétaires opposants, absents non représentés ou dont le vote par correspondance n’a pas été comptabilisé en raison de la modification de la résolution au cours de la séance disposent de 2 mois à partir de la notification du PV pour contester les décisions de l’AG. Cette contestation doit être faite auprès du TJ du lieu où se situe l’immeuble, par l’intermédiaire d’un avocat. En l’absence de notification du PV, le délai de contestation est de 5 ans à compter de la tenue de l’AG.
Toutes les notifications et mises en demeure, sous réserve de l’accord exprès des copropriétaires, peuvent être faites par voie électronique.